Nimi: Elektronisen sodankäynnin kilta ry Y-tunnus: 3066395-6 Osoite: ELSOKESKUS, ELSO-KILTA R 222, PL 5 Postinumero ja postitoimipaikka: 11311 RIIHIMÄKI Sähköpostiosoite: hallitus@elsokilta.net
Rekisteriasioita hoitava henkilö
Yritys: Elektronisen sodankäynnin kilta ry Nimi: Janne Toivola Postitoimipaikka: Espoo Sähköposti: jasenvastaava@elsokilta.net
Rekisterin nimi
Elektronisen sodankäynnin kilta ry:n jäsenrekisteri
Henkilötietojen käsittelyn perusteet ja käyttötarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn peruste: Henkilötietoja käsitellään jäsenhakemuksessa annetun suostumuksen perusteella.
Käyttötarkoitus: 1) Rekisteriä käytetään yhdistyksen yhdistyslain (503/1989) 11§ mukaisena jäsenluettelona. Tässä yhteydessä rekisterin tietoja käytetään yhdistyksen sääntöjen mukaisesti yhdistyksen kokouskutsujen lähettämiseen (yhdistyslaki 20 ja 24 §), jäsenmaksujen laskuttamiseen, jäsenmaksutilanteen seuraamiseen ja jäsenmerkkien jaon seurantaan. 2) Sähköpostiosoitteita käytetään yhdistyksen hallituksen jäsenilleen kohdistamaan tiedottamiseen, rekisteröity voi kieltää tällaisen tiedottamisen olemalla yhteydessä rekisteriasioita hoitavaan henkilöön (jäsenvastaava).
Rekisterin tietosisältö
Jäsenrekisteriin kerätään pakollisina tietoina yhdistyslain 11 §:n vaatimat henkilötiedot eli jäsenen täydellinen nimi (sukunimi ja etunimet) ja kotipaikka.
Jäsenen oman ilmoituksen perusteella: Jäsenlaji, henkilöstöryhmä, syntymäaika, katuosoite, postinumero, postitoimipaikka, sähköpostiosoite, puhelinnumero.
Jäsenten henkilötietoja säilytetään jäsenrekisterissä jäsenyyden ajan.
Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötiedot kirjataan rekisteriin henkilön oman ilmoituksen perusteella (Jäsenhakemus). Henkilötietoja päivitetään henkilön oman ilmoituksen perusteella. Jäsenvastaava päivittää rekisteriin lisäksi jäsenmaksuhistorian ja jäsenmerkkien jakotiedot.
Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopantalousalueen ulkopuolelle
Jäsenrekisteriä ylläpidetään tietokoneella, joka ei ole koskaan liitettynä mihinkään tietoverkkoon. Tietokoneen kovalevy on salattu. Käyttöjärjestelmä on suojattu käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Jäsenrekisterikoneen käyttäjätunnukset on vain jäsenvastaavan tiedossa. Jäsenrekisteristä tallennetaan jäsenmaksujen perintää varten tiedosto killan hallituksen foorumille joka on käyttäjätunnuksella ja salasanalla suojattu, tiedosto sisältää jäsenen sähköpostiosoitteen ja viitenumeron. Tiedoston salasana on jäsenvastaavan ja rahastonhoitajan ja tiedotusvastaavan tiedossa. Hallituksella on käytössä jäsenistön sähköpostilista, joka on killan kotisivujen yhteydessä. Sähköpostilistan hallinnasta vastaa jäsenvastaava. Sähköpostilistan hallinta on suojattu salasanalla.
Automaattinen päätöksenteko
Automatisoituja yksittäispäätöksiä (EU:n tietosuoja-asetuksen artikla 22) ei tehdä.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja killan jäsenrekisteriin on tallennettu. Kirjallinen tarkastuspyyntö tulee lähettää allekirjoitettuna rekisteriasioita hoitavalle henkilölle (jäsenvastaava).
Tarkastusoikeus on maksuton enintään kerran vuodessa toteutettuna. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisten tai vanhentuneiden tietojen oikaisua tai poistamista tai tietojen siirtoa järjestelmästä toiseen. Hänellä on myös oikeus rajoittaa tai vastustaa tietojensa käsittelyä EU:n tietosuoja-asetuksen artiklojen 18 ja 21 mukaisesti.
Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa aiemmin antamansa suostumus tietojen käsittelylle tai tehdä henkilötietojensa käsittelyyn liittyvistä seikoista valitus valvontaviranomaiselle.
Tämä tietosuojaseloste on otettu käyttöön 15.5.2020