Tietosuojaseloste

  1. Rekisterinpitäjä

    Nimi: Elektronisen sodankäynnin kilta ry
    Y-tunnus: 3066395-6
    Osoite: ELSOKESKUS, ELSO-KILTA R 222, PL 5
    Postinumero ja postitoimipaikka: 11311 RIIHIMÄKI
    Sähköpostiosoite: hallitus@elsokilta.net
  2. Rekisteriasioita hoitava henkilö

    Yritys: Elektronisen sodankäynnin kilta ry
    Nimi: Janne Toivola
    Postitoimipaikka: Espoo
    Sähköposti: jasenvastaava@elsokilta.net
  3. Rekisterin nimi

    Elektronisen sodankäynnin kilta ry:n jäsenrekisteri
  4. Henkilötietojen käsittelyn perusteet ja käyttötarkoitus

    Henkilötietojen käsittelyn peruste:
    Henkilötietoja käsitellään jäsenhakemuksessa annetun suostumuksen perusteella.

    Käyttötarkoitus:
    1) Rekisteriä käytetään yhdistyksen yhdistyslain (503/1989) 11§ mukaisena
    jäsenluettelona. Tässä yhteydessä rekisterin tietoja käytetään yhdistyksen
    sääntöjen mukaisesti yhdistyksen kokouskutsujen lähettämiseen (yhdistyslaki 20
    ja 24 §), jäsenmaksujen laskuttamiseen, jäsenmaksutilanteen seuraamiseen ja
    jäsenmerkkien jaon seurantaan.
    2) Sähköpostiosoitteita käytetään yhdistyksen hallituksen jäsenilleen kohdistamaan
    tiedottamiseen, rekisteröity voi kieltää tällaisen tiedottamisen olemalla yhteydessä
    rekisteriasioita hoitavaan henkilöön (jäsenvastaava).
  5. Rekisterin tietosisältö

    Jäsenrekisteriin kerätään pakollisina tietoina yhdistyslain 11 §:n vaatimat henkilötiedot eli jäsenen täydellinen nimi (sukunimi ja etunimet) ja kotipaikka.

    Jäsenen oman ilmoituksen perusteella:
    Jäsenlaji, henkilöstöryhmä, syntymäaika, katuosoite, postinumero, postitoimipaikka, sähköpostiosoite, puhelinnumero.

    Jäsenvastaavan täyttämänä:
    Jäsennumero, jäsennumerosta muodostuva jäsenmaksulaskun viitenumero, liittymispäivä, jäsenmaksutiedot, jäsenmerkkien jakotiedot
  6. Tietojen säilytysaika

    Jäsenten henkilötietoja säilytetään jäsenrekisterissä jäsenyyden ajan.
  7. Säännönmukaiset tietolähteet

    Henkilötiedot kirjataan rekisteriin henkilön oman ilmoituksen perusteella (Jäsenhakemus).
    Henkilötietoja päivitetään henkilön oman ilmoituksen perusteella. Jäsenvastaava päivittää rekisteriin lisäksi jäsenmaksuhistorian ja jäsenmerkkien jakotiedot.
  8. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

    Jäsenrekisteristä luovutetaan Elektronisen sodankäynnin keskukselle jäsenien osoitetiedot
    perinnepäivän kutsujen lähettämistä varten.
  9. Rekisterin suojaus

    Jäsenrekisteriä ylläpidetään tietokoneella, joka ei ole koskaan liitettynä mihinkään tietoverkkoon. Tietokoneen kovalevy on salattu. Käyttöjärjestelmä on suojattu käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Jäsenrekisterikoneen käyttäjätunnukset on vain jäsenvastaavan tiedossa.
    Jäsenrekisteristä tallennetaan jäsenmaksujen perintää varten tiedosto killan hallituksen foorumille joka on käyttäjätunnuksella ja salasanalla suojattu, tiedosto sisältää jäsenen sähköpostiosoitteen ja viitenumeron. Tiedoston salasana on jäsenvastaavan ja rahastonhoitajan ja tiedotusvastaavan tiedossa.
    Hallituksella on käytössä jäsenistön sähköpostilista, joka on killan kotisivujen yhteydessä. Sähköpostilistan hallinnasta vastaa jäsenvastaava. Sähköpostilistan hallinta on suojattu salasanalla.
  10. Automaattinen päätöksenteko

    Automatisoituja yksittäispäätöksiä (EU:n tietosuoja-asetuksen artikla 22) ei tehdä.
  11. Rekisteröidyn oikeudet

    Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja killan jäsenrekisteriin on tallennettu. Kirjallinen tarkastuspyyntö tulee lähettää allekirjoitettuna rekisteriasioita hoitavalle henkilölle (jäsenvastaava).

    Tarkastusoikeus on maksuton enintään kerran vuodessa toteutettuna. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisten tai vanhentuneiden tietojen oikaisua tai poistamista tai tietojen siirtoa järjestelmästä toiseen. Hänellä on myös oikeus rajoittaa tai vastustaa tietojensa käsittelyä EU:n tietosuoja-asetuksen artiklojen 18 ja 21 mukaisesti.

    Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa aiemmin antamansa suostumus tietojen käsittelylle tai tehdä henkilötietojensa käsittelyyn liittyvistä seikoista valitus valvontaviranomaiselle.

    Tämä tietosuojaseloste on otettu käyttöön 15.5.2020